Menu

Hoe veilig zijn uw documenten?

26-apr.-2018

De veiligheid van digitale informatie is van groot belang. En dan bedoel ik niet de beveiliging tegen inbraken van buitenaf; nee, het gaat om hoe veilig u informatie produceert en verwerkt. Controleert u wat er allemaal in uw documenten staat?

U werkt natuurlijk met Microsoft Word. In dat geval is het echt oppassen geblazen: deze tekstverwerker kan heel veel, maar laat wel sporen achter in uw documenten. Zo komen uw naam (en die van uw bedrijf) in elk document dat u opent en opslaat, zelfs als u er geen letter in verandert en het alleen in een andere map wilde opslaan.

Als u aanpassingen gaat maken, gebruikt u natuurlijk netjes Track Changes oftewel wijzigingen bijhouden. Zo kan iedereen zien wat uw nieuwe voorstel is. Maar vaak gaat zo’n aanpassing tussen u en uw cliënt heen en weer voordat deze naar de wederpartij gaat. Logisch, maar nu staat dus én uw aanpassing én die van de cliënt met naam en toenaam in het document. Zo kan de wederpartij zien hoe u met uzelf heeft onderhandeld.

Beter is dan ook om die interne wijzigingen even apart over te nemen in een schone versie. U neemt dan de laatste versie van de wederpartij en voert daar zelf in één keer alle wijzigingen in door die u met de cliënt heeft afgestemd. Zo staat overal maar één naam en onthult u niet meer dan u hoeft. Oh, en let ook op commentaren in de marge.

Oh ja, en heeft u backups van uw documenten, inclusief alle tussenversies? In leesbaar Word-bestand en bij voorkeur met tracked changes (wijzigingen bijhouden) actief? Dat is de makkelijkste manier om snel terug te kunnen naar eerdere punten in een discussie.