Menu

Genereren van inkoopvoorwaarden, verstandig of niet?

26-apr.-2018

Inkoopvoorwaarden zijn een populaire manier voor bedrijven om de levering van producten of diensten in goede banen te leiden. Door vooraf de regels zelf te formuleren, hoeft een bedrijf niet meer in te gaan op leveringsvoorwaarden van leveranciers en ontstaat een uniform regime voor de afname. Dat is prettig voor het bedrijf. Echter, waarom zou men moeten volstaan met één set inkoopvoorwaarden als ze op maat te maken zijn?

Een belangrijk nadeel van inkoopvoorwaarden is dat ze vaak erg lang zijn. Dit is logisch: als iedere inkoopopdracht deze voorwaarden moet gebruiken, dan moet iedere situatie erin staan. De inkoop van office suppliers moet dus net zo goed onder de inkoopvoorwaarden vallen als de levering van een SaaS-automatiseringsoplossing of de aanschaf van verfspuitrobots. Daarnaast zijn inkoopvoorwaarden vaak erg streng. Ook dit ligt voor de hand. Een bedrijf wil zichzelf indekken, en moet daarbij dus van het slechtste scenario uitgaan.

Deze twee nadelen leiden echter vaak tot zeer grote en eenzijdige voorwaarden, wat tot lange discussies met leveranciers kan leiden. Denk aan een kleine zzp’er die in inkoopvoorwaarden een aansprakelijkheid van 2 miljoen moet aanvaarden, of een leverancier van experimentele hardware die voor zeven jaar garant moet staan voor goede werking. Dat is allemaal natuurlijk in onderhandelingen uit te werken en aan te passen, maar dat is zonde van de tijd.

Het is dan ook beter om af te stappen van het idee van één set inkoopvoorwaarden. Doe een stap terug: welke vragen en welke zorgen waren de aanleiding tot dit document? Deze vragen en zorgen zijn iets dat een inkoper goed kan inschatten. Een generator biedt hier dan een krachtig instrument om tot inkoopvoorwaarden op maat te komen. De jurist bepaalt de clausules die passen bij de vragen, en de inkoper kiest zo de mate van risico versus commercieel belang.