Menu

De volgorde van een vragenlijst voor een documentgenerator

26-apr.-2018

Wie juridische documenten opstelt, ziet meteen de volgorde van de clausules voor zich. De opbouw is logisch: de partijen, de overwegingen, de definities, kernbepalingen, aanvullende bepalingen, generieke zaken zoals aansprakelijkheid, duur en verlenging, en uitsmijters zoals toepasselijk recht. Zo leert iedere jurist contracteren, en het levert prettig leesbare documenten op. Maar het wil niet zeggen dat de bijbehorende vragenlijsten, ingezet om dit proces te automatiseren, op dezelfde manier moeten worden opgebouwd.

Bij het genereren van een juridisch document heeft de gebruiker nog geen zicht op het uiteindelijke contract. Hij heeft een zakelijke wens – een contract voor deze deal – en hij heeft dus vooral zakelijke input die hij wil geven. Is dit een gevestigd, betrouwbaar bedrijf waar we zaken mee doen of moeten risico’s strak ingedekt worden? Men wil vooruitbetaling maar ik krijg korting. En ga zo maar door. Maar dat kan dus botsen met de manier waarop de gebruiker tegen het contract aankijkt. Het is dus beter om te beginnen met de vragen: waar zal men mee zitten, welke parameters zijn belangrijk en hoe gaan we die groeperen? Dan is het goed denkbaar dat je bij een heel andere volgorde uitkomt dan de artikelen in het contract. Maar dat is niet erg. Het gaat er immers om dat de gebruiker zo snel mogelijk van vragen tot een document komt. Specifiek van belang is nog om administratieve vragen zoals namen en adressen niet als eerste te vragen. Dat is geen prettige opening van een documentgenerator. Je wilt weten dat hij gaat regelen wat je zoekt, en inhoudelijke vragen bevestigen dat beeld. Overweeg ook ze optioneel te maken. Lang niet altijd is bijvoorbeeld het KVK nummer meteen bekend, en dat moeten opzoeken kan ertoe leiden dat de gebruiker afhaakt.